Die Belegausgabepflicht – was ist zu beachten?
Seit dem 1.1.2000 ist die Belegausgabepflicht in Kraft, die im Kassengesetz geregelt ist. Sie besteht für alle elektronischen Kassensysteme. Der Bon kann dem Kunden in Papierform überreicht oder in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Mit Zustimmung des zuständigen Finanzamts ist es möglich, sich von der Bonpflicht befreien zu lassen. Bislang werden gegen Verstöße der Verordnung keine Bußgelder eingehoben.
Unterschiede zwischen Beleg, Bon, Quittung und Rechnung
In der Umgangssprache werden die Begriffe Beleg, Bon, Quittung und Rechnung oft als Synonym verwendet. Das ist jedoch nicht richtig: Beleg ist der Oberbegriff aller Dokumente, die als Nachweis für einen geschäftlichen Vorgang verwendet werden. Wer sich während der Schullaufbahn oder im Berufsleben mit Buchhaltung beschäftigt hat, kennt den Spruch „Keine Buchung ohne Beleg“.
Unter Bon versteht man ein Dokument, das automatisch von einem elektronischen Kassensystem ausgegeben wird. Eine Rechnung wird an den Kunden ausgehändigt, um diesen über fällige Zahlungen zu informieren. Sie ist jedoch kein Zahlungsbeleg! Mit einer Quittung bestätigt der Leistungserbringer, dass die Zahlung für ein Produkt oder eine Dienstleistung zur Gänze erfolgt ist.
Warum gibt es die Bonpflicht und wer ist davon betroffen?
Die Bonpflicht wurde gemeinsam mit der Kassensicherheitsverordnung am 1. Januar 2020 eingeführt. Sie dient dazu, Kassenmanipulationen zu vermeiden. Die Bonpflicht soll es unmöglich machen, dem Finanzamt Umsätze zu verschweigen und sich somit die Steuer zu ersparen. Die Belegausgabepflicht betrifft alle Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem verwenden.
Sie müssen die Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Kassensystemen dem Finanzamt bekannt geben. Wer eine offene Ladenkasse betreibt, ist nicht von der Bonpflicht betroffen. Dabei handelt es sich um einen einfachen Aufbewahrungsbehälter oder eine Geldkassette, die über keinerlei technische Ausstattung verfügt.
Kann man sich von der Bonpflicht befreien lassen?
Eine Befreiung von der Bonpflicht ist im Prinzip möglich. Der Antrag dafür ist beim zuständigen Finanzamt einzubringen. Wenn zum Beispiel Waren an eine große Zahl unbekannter Kunden verkauft wird, kann es zu einer Befreiung kommen.
Es muss jedoch nachgewiesen werden, dass eine „sachliche oder persönliche Härte“ den Unternehmer trifft. Dazu zählen jedoch nicht die Kosten, die durch die Bonlegung entstehen.
Was ist bei der Bonpflicht zu beachten?
Das Bundesministerium für Finanzen stellt klar, dass der Bon in keiner besonderen Form ausgestellt werden muss. Dennoch sind die Angaben vorgegeben, die der Beleg enthalten muss. Der Name und die Anschrift des Unternehmens, Datum und Zeitpunkt des Umsatzes, Betrag und Transaktionsnummer sind einige davon. Auch die Seriennummer des elektronischen Systems und der Steuersatz müssen auf dem Bon zu finden sein. Grundsätzlich gilt mit der neuen Regelung: Der Bon muss in jedem Fall erstellt und dem Kunden angeboten werden. Möchte dieser den Beleg nicht mitnehmen, kann er vernichtet werden.
Es besteht jedoch für den Kunden keine Verpflichtung, den Beleg tatsächlich entgegenzunehmen. Als Alternative bieten sich elektronische Belege an. Sie müssen in einem standardisierten Format bereitgestellt werden (z.B. jpg, pdf oder png). Der elektronische Beleg muss auf dem Endgerät des Kunden sichtbar gemacht werden. Dazu wird eine kostenfreie Standardsoftware verwendet. Es reicht jedoch nicht aus, dem Kunden den Beleg auf dem Endgerät im Laden zu zeigen. Weitere nützliche Tipps und Übersichten gibt es auch auf der Webseite von ready2order.